Geprüftes Inkasso ist faires Inkasso

Das TÜV PROFiCERT-plus Verfahren „Geprüftes Inkasso“ basiert auf Grundelementen der Qualitätsmanagement-Norm DIN EN ISO 9001. Dabei fokussieren wir uns auf Unternehmensziele, Dokumentationsanforderungen, Erfüllung der Kundenanforderungen sowie die gesetzlichen und behördlichen Anforderungen. Hinzu kommen Mitarbeiterentwicklung, Klienten-/Gläubigerrückmeldungen, Kunden-/Schuldnerrückmeldungen sowie interne Systemprüfungen (Audits). Zudem betrachten wir insbesondere die spezifischen Anforderungen eines Inkassounternehmens und dessen systematische Ausrichtung nach dem Motto „Fair Play im Inkasso“ als Basis für den kontinuierlichen Verbesserungsprozess. Mit dem Nachweis TÜV PROFiCERT-plus Verfahren „Geprüftes Inkasso“ zeigen Sie, dass Ihr Unternehmen den gesetzlichen Anforderungen folgt.

 

Was wird geprüft und bewertet?

Im Rahmen des Zertifizierungsverfahrens, bestehend aus der Dokumentenprüfung im Vorfeld und nachfolgendem Audit vor Ort im Unternehmen, werden konkrete Beurteilungskriterien an das Unternehmen hinterfragt.

Dazu gehören:

  • Ausrichtung der Organisation auf die Unternehmenspolitik und Unternehmensziele sowie die Grundsätze „Fair Play im Inkasso“ und deren Erfüllungsgrad
  • Identifikation und Beschreibung von relevanten Geschäftsprozessen
  • Erfüllung der Anforderungen von Klienten und Gläubigern, von Kunden und Schuldnern sowie der Erfüllung von gesetzlichen und behördlichen Anforderungen
  • Umgang und Einhaltung der Compliance-Richtlinien
  • Bereitstellung der Strukturen und Ressourcen, die zur Unterstützung der strategischen Pläne der Organisation notwendig sind, im Hinblick auf die Ausrichtung „Fair Play im Inkasso“
  • Regelmäßige Einholung unmittelbarer Rückmeldungen über die Wirksamkeit und Effizienz im Hinblick auf die Grundsätze „Fair Play im Inkasso“ und der Qualität und deren Bewertung
  • Strukturierte Ermittlung der Anforderungen von Klienten (Gläubigern), Kunden (Schuldnern) sowie von Mitarbeitern und deren Umsetzung im System
  • Einführung eines Reklamationsmanagements
  • Verhaltenskodex im Umgang mit Klienten (Gläubigern) und Kunden (Schuldnern) und Anforderungen an die interne und externe Kommunikation
  • Eindeutige und gesetzkonforme Vertragsgestaltung und Auftragsabwicklung
  • Transparente Angebote und Honorarermittlung
  • Qualifikation der direkt beteiligten Mitarbeiter und deren Weiterbildung
  • Führungsverhalten und Definition von Erfolgszielen
  • Einbindung aller Beteiligten (z. B. weitere Mitarbeiter und Lieferanten)
  • Reporting von qualitativen und quantitativen Kennzahlen aus dem operativen Geschäft
  • Kommunikationsmöglichkeiten für den Kunden (Schuldner) über diverse Kommunikationstools
  • Regelungen zur Kundenansprache (Schuldner) und Fallführung
  • Definition von Befugnissen und Kompetenzen
  • Verfahren zur internen Überprüfung der Umsetzung und der Wirksamkeit der relevanten Grundsätze und den damit verbundenen Prozessen
  • System zur Durchführung eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses
  • Schaffung von Standards und deren Umsetzung bei der Infrastruktur/Arbeitsumgebung
  • Verfahren zur Rechtskonformität (z. B. Umgang mit personenbezogenen Daten unter Beachtung der einschlägigen Vorschriften der Bundesdatenschutzgesetze, etc.) und anderen einschlägigen Richtlinien

 

Wie lange ist die Zertifizierung gültig?

Nach erfolgreichem Zertifizierungs-Verfahren wird das TÜV PROFiCERT-plus Zertifikat Geprüftes Inkasso verliehen, das drei Jahre gültig ist und mit jährlichen Überwachungs-Audits bestätigt werden muss.

 

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Dann nehmen Sie einfach Kontakt mit uns auf:

Zertifizierungsstelle von TÜV Hessen

Robert-Bosch-Straße 16
64293 Darmstadt
Tel. 06151 600-331
Fax: 06151 600-336
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